Formation assistante indépendante à distance : maîtriser les outils numériques, la gestion et le lean management au service des TPE
Dans une TPE, la gestion administrative repose souvent sur une seule personne. Devis, factures, relances, classement, courriels, suivi des heures : les tâches s’accumulent, l’information se disperse et le temps manque pour l’essentiel, c’est-à-dire aider le dirigeant à piloter son entreprise.
C’est généralement au (à la) prestataire de mettre en place la structure administrative de l’entreprise. Nos clients sont des techniciens dans leur métier, à nous de mettre notre expertise de la gestion opérationnelle d’une TPE à leur service !
En 14 semaines, cette formation vous apporte une méthode et des outils simples pour reprendre la main, en trois temps : simplifier, s’outiller, automatiser.
Ce que vous y gagnez :
- Du temps gagné chaque semaine : vous repérez les tâches inutiles ou répétitives, puis vous les supprimez ou vous les automatisez.
- Une information rangée et retrouvée en quelques secondes : documents, courriels et missions suivent des règles claires, partagées avec vos clients ou vos collègues.
- Des chiffres fiables pour décider : coûts, marges, trésorerie et indicateurs sont réunis dans un tableau de bord lisible par le dirigeant.
- Une facturation mieux suivie : devis, factures, règlements et relances sont gérés dans un seul logiciel.
- 14 réalisations prêtes à l’emploi : chaque semaine, vous produisez un outil réutilisable dès le lendemain dans votre activité.
- Une valeur ajoutée reconnue : vous passez de l’exécution des tâches à l’organisation et au pilotage, un atout pour fidéliser vos clients, élargir vos prestations ou évoluer dans votre poste.
- Vous fidélisez vos clients et justifiez une tarification plus élevée que vos concurrent(e)s : votre efficacité fait parler de vous, plus besoin de baisser votre tarif pour convertir vos prospects en clients.
- Objectif de la formation assistante indépendante
À la fin de la formation, le stagiaire sera capable de structurer la gestion administrative et le pilotage d’une TPE en trois temps : simplifier les processus, s’outiller avec des outils numériques adaptés, puis automatiser les tâches répétitives.
- Objectifs opérationnels de la formation assistante indépendante
À l’issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
- Analyser un processus administratif pour repérer les gaspillages et proposer un fonctionnement simplifié
- Rédiger des consignes précises pour produire des documents professionnels fiables avec une IA générative, en respectant la confidentialité des données
- Organiser un espace de stockage en ligne OneDrive (arborescence, règles de nommage, partage) en appliquant la méthode 5S
- Créer une adresse de messagerie professionnelle avec son propre nom de domaine et l’ajouter dans Outlook
- Paramétrer sa messagerie pour classer, traiter et automatiser les courriels courants
- Planifier et hiérarchiser ses missions à l’aide d’une carte mentale et d’un tableau de suivi Trello
- Construire dans Notion un espace qui centralise les procédures, les modèles et les informations utiles d’une activité
- Calculer le coût de revient, la marge et le seuil de rentabilité d’une prestation, et suivre les heures par client dans Excel
- Construire un plan de trésorerie et un tableau de bord de gestion visuel dans Excel
- Paramétrer le logiciel de gestion Dolibarr pour une TPE : société, clients, fournisseurs, produits et services
- Réaliser le cycle de vente complet dans Dolibarr, du devis à l’encaissement, et préparer les données pour le comptable
- Créer avec Make, sans programmation, une automatisation simple qui supprime une tâche répétitive
- Sélectionner les tâches à automatiser en priorité, puis adapter et documenter une automatisation pour la rendre utilisable par un tiers
- Résoudre un problème récurrent avec la roue de Deming et les 5 Pourquoi, choisir des indicateurs de suivi et élaborer un plan d’amélioration
- Programme détaillé de la formation assistante indépendante
Ce programme est une offre de base. Après l’évaluation de positionnement réalisée avant le démarrage, son contenu peut être adapté à votre niveau, à vos outils et à vos priorités : des modules peuvent être retirés et d’autres ajoutés.
Rythme : une visio de lancement de 1 h, puis chaque semaine 4 h en autonomie sur la plateforme e-learning et 1 h de classe virtuelle individuelle avec la formatrice, pendant 14 semaines.
- Classe virtuelle de lancement de la formation
- Séquence 1 : Simplifier avant d’outiller : repérer les gaspillages et cartographier un processus administratif
- Séquence 2 : Travailler avec l’IA générative : consignes efficaces, usages utiles et précautions
- Séquence 3 : Ranger et partager ses documents en ligne : OneDrive et la méthode 5S
- Séquence 4 : Créer son adresse professionnelle : nom de domaine, boîte de messagerie et ajout dans Outlook
- Séquence 5 : Gagner du temps avec sa messagerie : méthode de traitement, classement, modèles et règles automatiques
- Séquence 6 : Organiser et suivre ses missions : carte mentale, priorités et tableau Trello
- Séquence 7 : Centraliser procédures et modèles avec Notion : pages, modèles et base de données simple
- Séquence 8 : Calculer les coûts et la rentabilité avec Excel : coût de revient, marge et suivi des heures
- Séquence 9 : Piloter avec Excel : plan de trésorerie et tableau de bord visuel
- Séquence 10 : Prendre en main le logiciel de gestion Dolibarr : société, clients, fournisseurs, produits et services
- Séquence 11 : Gérer les ventes dans Dolibarr : devis, factures, règlements, relances et données pour le comptable
- Séquence 12 : Automatiser une tâche répétitive avec Make : principes et première automatisation
- Séquence 13 : Aller plus loin avec Make : choisir quoi automatiser, adapter, tester et documenter
- Séquence 14 : Améliorer en continu : résoudre un problème, suivre des indicateurs et bâtir son plan d’action
Ce qui fait la différence :
- La méthode avant l’outil : le lean management sert de fil conducteur. Un processus est d’abord simplifié, ensuite outillé, enfin automatisé.
- L’essentiel, sans technique complexe : seules les fonctions indispensables au quotidien sont abordées, pas à pas, sans connaissance informatique préalable.
- Un rythme compatible avec votre activité : 4 heures par semaine en autonomie, au moment qui vous convient, et 1 heure en direct avec la formatrice.
- Un accompagnement individuel du début à la fin : une visio de lancement, puis une classe virtuelle chaque semaine consacrée à vos questions, au bilan de vos réalisations et à leur adaptation à votre situation.
- De la pratique à chaque séance : sur une entreprise « fil rouge » (une TPE artisanale fictive, avec fichiers d’exercice et corrigés) ou sur un cas concret issu de votre propre contexte professionnel.
- Une formatrice de terrain : 15 ans d’expérience comme assistante, puis depuis 10 ans une activité d’assistance de gestion externalisée toujours en cours, ainsi qu’une certification Lean Six Sigma.
Assistant(e) de gestion indépendant(e), assistant(e) de gestion salarié(e) en TPE ou tout dirigeant(e) d’une entreprise artisanale, de services ou commerçant(e) souhaitant monter en compétences sur le pilotage d’une entreprise, optimisé par des outils numériques.
- Modalité pédagogique : formation mixte (blended learning) entièrement à distance
- Durée : 71 heures sur 14 semaines, dont :
- 1 h de classe virtuelle de lancement
- 56 h de formation en ligne en autonomie (asynchrone) : 14 séances de 4 h sur la plateforme e-learning OPTIM assistance
- 14 h de classes virtuelles individuelles avec la formatrice (1 h par semaine) : questions, bilan des travaux réalisés, retour d'expérience, compléments d'apports et adaptation des réalisations à votre situation réelle
- Rythme : 5 h par semaine. Chaque séance en autonomie est conçue pour être réalisée en 4 h par une personne débutante et peut être suivie en plusieurs fois, au moment qui vous convient.
- Lieu de formation : à distance, sur la plateforme e-learning OPTIM assistance https://formation.optimassistance.com et en visioconférence
- Un livrable réutilisable est produit à chaque séance (fichier, paramétrage, scénario, procédure). L'apprenant(e) travaille sur son propre poste, avec ses propres outils, dès la 1re séance.
Claudie LEPRESTRE
Consultante et formatrice en efficacité professionnelle certifiée (OPTIM assistance), elle a en parallèle une activité d'assistante de gestion externalisée qui l'a amenée à travailler au cœur du quotidien des artisans depuis 10 ans
Expérience et formation :
15 années en tant qu’assistante export dans des milieux très exigeants (pièces détachées en équipement industriel et ultra-frais agroalimentaire), assistante indépendante en TPE et chef de projet lean.
Culture et pratique de l’Excellence Opérationnelle. Consultante et formatrice en efficacité professionnelle depuis Janvier 2017, en complément d’une activité opérationnelle d’assistance administrative externalisée conservée afin de rester en phase avec son public et ses méthodologies et enrichir ses formations par de nombreux exemples et storytelling pédagogiques.
Certifiée Lean Six Sigma Green Belt (2016)
Certification de formatrice par CCI Formation (2017), formation de formateur perfectionnement (2018)
Formée à l’Ennéagramme pour favoriser l’acquisition des apports pédagogiques par les apprenants (2019)
Formée à l’animation de formations en e-learning avec la plateforme LMS Moodle (2019/2020)
Formée à la scénarisation de dispositifs blended learning et à la conception de ressources pédagogiques e-learning (ISTF – 2020)
Certifiée « Conceptrice de ressources pédagogiques e-learning » (ISTF – 2020)
Formée à "Enrichir ses pratiques d'accompagnement en s'inspirant des méthodes du coaching" (Cariforef - 2025)
Formée à "Dynamiser l'animation de ses ateliers à distance" (Cariforef - 2025)
Intervient en CCI et en entreprises.
- Aisance basique avec les outils bureautiques courants (Internet, tableur, traitement de texte, PowerPoint, mails)
- Adresse de messagerie active et logiciel Outlook (inclus dans Microsoft 365)
- Disponibilité de 5 h par semaine pendant 14 semaines
- Se trouver dans un lieu calme, isolé des interruptions, pendant les 4 h de chaque séance et l'heure de visio avec la formatrice
- Une évaluation de positionnement est transmise avant le démarrage : auto-positionnement sur les thèmes du programme et recueil des attentes et besoins, analysés avec la formatrice lors de la visio de lancement afin de personnaliser le parcours.
- Supports pédagogiques remis :
- Courtes vidéos et tutoriels reprenant les apports théoriques à retenir
- Fiches mémo et démonstrations pas à pas à reproduire
- Exercices d'application sur l'entreprise fil rouge (fichiers d'exercice et corrigés fournis), quiz de fin de séance
- Fiches-outils et fichiers modèles
- Supports coconstruits au cours de la formation
- Ressources pédagogiques complémentaires (forum, communauté Dolibarr…)
- Accès aux supports pédagogiques :
- Dossier complet remis sur la plateforme e-learning OPTIM assistance.
- Liste du matériel nécessaire à la formation :
- Ordinateur avec webcam
- Connexion Internet haut débit
- Casque-micro
- Suite bureautique avec Excel et messagerie Outlook
- Deuxième écran fortement recommandé (pour travailler en direct pendant les démonstrations)
Modalités d’assistance pédagogique ou technique (FOAD) : classes virtuelles, rendez-vous téléphoniques individuels, forum, chat, échanges de mails et téléphone.
En FOAD, le dispositif n’est pas nécessairement exécuté sous contrôle permanent d’un encadrant, afin de permettre à chaque bénéficiaire d’utiliser à son rythme les outils mis à sa disposition. Toutefois, un encadrement est à la disposition du bénéficiaire, tant sur le plan technique que pédagogique, via le forum de la plateforme e-learning OPTIM assistance et l’équipe OPTIM assistance joignable au 06 63 33 45 77 ou par courriel à formation@optimassistance.com, du lundi au vendredi, de 9h à 12h30 et de 14h à 18h. Réponse garantie dans les 48 heures.
Entre deux classes virtuelles, la formatrice répond sous 2 jours ouvrés aux questions posées sur la messagerie ou le forum de la plateforme.
Référente pédagogique : Claudie LEPRESTRE – formation@optimassistance.com
- Formation en ligne en autonomie : suivi de l'achèvement des activités et des temps de connexion sur la plateforme Moodle, quiz réalisés et livrables déposés
- Classes virtuelles : feuille d'émargement numérique signée par l'apprenant(e) et la formatrice à chaque classe virtuelle
- Une attestation d'assiduité basée sur ces éléments est remise à la fin de la formation
- Modalités d’évaluation des stagiaires et mesure de leur satisfaction :
- Évaluation de positionnement transmise avant le démarrage (auto-évaluation sur les thématiques de la formation et recueil des attentes et besoins individuels) pour comparaison en fin de formation
- Évaluations formatives chaque semaine : quiz de fin de séance et retour personnalisé de la formatrice sur le livrable lors de la classe virtuelle, afin de vérifier l’atteinte de chaque objectif pédagogique
- Évaluation de fin de parcours (semaine 14) : mise en situation professionnelle sur le cas de l'entreprise fil rouge et quiz de synthèse, pour mesurer le niveau d’acquisition des apports pédagogiques
- Questionnaire de satisfaction à chaud rempli par l'apprenant(e) à l'issue de la dernière séance, puis questionnaire à froid quelques semaines après la formation
- Questionnaire de satisfaction envoyé à l’entreprise cliente et au financeur (le cas échéant) quelques semaines après la formation
Type de reconnaissance de cette formation : une attestation de fin de formation (certificat de réalisation) vous sera délivrée à l'issue de votre parcours.
Formation accessible aux personnes à mobilité réduite.
Si un ou plusieurs stagiaire(s) se trouve dans une autre situation de handicap, des adaptations pédagogiques peuvent être apportées. Afin d’en tenir compte et faire le nécessaire, il conviendra au commanditaire ou au stagiaire d’en informer OPTIM assistance au préalable, notamment lorsqu'il y est invité.
Notre organisme peut vous offrir des possibilités d’adaptation et/ou de compensations spécifiques si elles sont nécessaires à l’amélioration de vos apprentissages sur cette formation.
Référente handicap : Claudie LEPRESTRE – 06 63 33 45 77 – formation@optimassistance.com
Inscription en ligne. Délai d'accès : 2 semaines après signature du devis.
Préinscription : Cliquer sur ce lien
Nos formations sont éligibles aux financements par les fonds d'Assurance Formation pour les dirigeants d'entreprises non-salariés comme le FAFCEA ou l'AGEFICE.
En 2026, le FAFCEA peut prendre en charge (sous réserve d'accord délivré par le FAFCEA) :
25 € par heure en visio avec votre formatrice
+ 15 € par heure en e-learning
= 1 215 € sur ce parcours (15 h en visio et 56 h en e-learning) dans le cadre du dispositif standard pour les formations transverses, soit un reste à charge de 1 735 € sur le tarif de 2 950 €.
OPTIM assistance est également référencé par le FAFCEA pour former les artisans dans le cadre du dispositif Parcours Individualisé, financé à hauteur de 80 €/h (dans la limite de 60 heures par an).
Plus d'infos sur le Parcours Individualisé FAFCEA
Tous les critères de prise en charge 2026 du FAFCEA pour les artisans du bâtiment
Tous les critères de prise en charge de l'AGEFICE pour 2026
Pour les dirigeants ou collaborateurs salariés, cette formation peut être financée en partie par l'OPCO dont dépend votre branche dans le cadre du Plan de Développement des Compétences, par exemple :
Cette formation n'est pas finançable dans le cadre du CPF.
Indicateurs de résultat - formation assistante indépendante*
% de satisfaction des stagiaires de la formation
% des stagiaires recommandent cette formation
% de taux de présence aux séances
Témoignages d’une assistante indépendante ayant réalisé cette formation :
« Formation très intéressante et professionnalisante »
« Formation très complète et adaptée à ma demande »
« Formation adaptée à mon métier »
Prochaine session
À distance. Démarrage 2 semaines après signature du devis
Individuel
Sur-mesure, au rythme de l'apprenant(e)
- Programme personnalisé
- Rythme personnalisé
- Activités 100% adaptées
Inter-entreprise
Parcours mixte de 14 semaines à distance
- 71 h dont 15 h avec la formatrice
- Classes virtuelles individuelles chaque semaine
- 14 réalisations prêtes à l'emploi
Tarifs nets de TVA – Exonération de TVA – Article 261-4-4°-a du Code Général des Impôts.
Questions fréquentes sur la formation assistante indépendante
Qu’est-ce que la formation « Assistant(e) indépendant(e) 2.0 » ?
C’est une formation professionnelle à distance de 71 heures, conçue par OPTIM assistance (organisme certifié Qualiopi à Ancenis-Saint-Géréon, Loire-Atlantique), pour apprendre à structurer la gestion administrative d’une TPE en trois temps : simplifier les processus avec le lean management, s’outiller avec des outils numériques (OneDrive, Outlook, Trello, Notion, Excel, Dolibarr, IA générative), puis automatiser les tâches répétitives avec Make.
À qui s’adresse cette formation d’assistante indépendante ?
Aux assistant(e)s de gestion indépendant(e)s, aux assistant(e)s de gestion salarié(e)s en TPE et aux dirigeant(e)s d’entreprises artisanales, de services ou commerciales qui veulent mieux piloter leur entreprise grâce aux outils numériques.
Combien de temps dure la formation et comment se déroule-t-elle ?
La formation dure 71 heures sur 14 semaines, entièrement à distance : 1 h de visio de lancement, puis chaque semaine 4 h en autonomie sur la plateforme e-learning et 1 h de classe virtuelle individuelle avec la formatrice.
Quels outils et compétences vais-je apprendre ?
Cartographie des processus et méthode 5S, IA générative, OneDrive, messagerie professionnelle avec nom de domaine et Outlook, Trello, Notion, calcul de coût de revient, de marge et plan de trésorerie dans Excel, logiciel de gestion Dolibarr (devis, factures, relances), automatisations sans code avec Make et amélioration continue (roue de Deming, 5 Pourquoi).
Combien coûte la formation et peut-elle être financée ?
Le tarif est de 2 950 € par participant(e) en inter-entreprise et de 5 450 € en formule individuelle forfaitaire, au rythme personnalisé. Ces tarifs sont nets de TVA (exonération de TVA, article 261-4-4°-a du CGI). La formation est éligible aux financements du FAFCEA et de l’AGEFICE pour les dirigeants non-salariés, et des OPCO pour les salariés, sous réserve d’accord du financeur. Elle n’est pas éligible au CPF.
Faut-il des connaissances techniques pour suivre la formation ?
Non. Une aisance basique avec les outils bureautiques courants suffit. Seules les fonctions indispensables au quotidien sont abordées, pas à pas, sans connaissance informatique préalable.
Quel est le délai d’accès à la formation ?
L’inscription se fait en ligne et la formation peut démarrer 2 semaines après la signature du devis.
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Exprimez votre besoin. Nous vous conseillons sur les solutions d'optimisation et les financements possibles.
*Méthodes de calcul des indicateurs de résultat publiés pour cette formation :
- Taux de satisfaction : à la fin de leur formation, les apprenants donnent une note sur 10. Toutes les notes recueillies sont additionnées puis divisées par le nombre de réponses ; le résultat est exprimé en pourcentage (note moyenne × 10). Seules les formations qui ont eu lieu au cours des 12 derniers mois sont prises en compte.
- Taux de recommandation : nombre d’apprenants ayant répondu « oui » à la question « recommanderiez-vous cette formation OPTIM assistance ? », divisé par le nombre d’apprenants ayant répondu au questionnaire de satisfaction à chaud.
- Taux de présence : part des séances de formation ayant fait l’objet d’un émargement par rapport à l’ensemble des séances prévues au programme.
Indicateurs mis à jour en octobre 2026.
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