- Assistante formation freelance : Pourquoi est-ce la solution idéale des petits organismes de formation ?
- Elle s'occupe de tout ou partie de l'administration et de la gestion des formations
- Elle maîtrise : les dernières lois, les aides financières, les procédures administratives, les spécificités de la formation, les exigences Qualiopi ...
- Elle ne facture que les heures qu'elle réalise (pas les congés, les jours fériés...)
- Elle ne travaille que lorsque l'on a besoin d'elle (s'adapte à l'activité)
- Elle est prestataire = collaboration simple et facile (juste une facture par mois à payer : pas de contrat, de management, d'engagement, etc)
- Elle est aussi l'assistante d'autres organismes de formation et donc très expérimentée
- Elle est formée référente handicap
- Elle est tenue au secret professionnel (garantie de confidentialité)
- Quand devient-il incontournable de prendre une assistante formation freelance ?
- Quand le gérant/formateur n’aime pas faire l’administratif des formations
- Quand le gérant/formateur n’est pas efficace ou réactif sur l’administratif
- Quand l’expert-comptable, les impôts, le Greffe, l’URSSAF, la DREETS etc… relancent
- Quand le gérant/formateur veut travailler moins le soir et le week-end pour profiter de sa famille
- Quand il n’y a plus de place dans le planning pour accepter de nouvelles formations
- Quand le gérant/formateur vend plus cher ses heures qu’il n’achète celles de son assistante
- Quand il souffre de « phobie administrative«
- Quand la gestion administrative des formations ne nécessite que quelques heures par mois ou par semaine
- Quelles missions un organisme de formation peut-il confier à son assistante formation freelance ?
- Mise en place et actualisation de procédures en conformité avec les exigences de la certification Qualiopi
- Optimisation de l’organisation numérique et « papier » des documents de formation
- Amélioration continue (critère 7 Qualiopi)
- Rédaction, envoi et suivi des propositions de formation
- Documents de formation : convention de formation, convocation, rappels, attestations de formation, certificats de réalisation, envoi des questionnaires et traitement ou relance des questionnaires de satisfaction
- Tableaux de bord : trésorerie, rentabilité formations, coûts, budget…
- Suivi des indicateurs de résultat et mise à jour régulière
- Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
- Dossiers de prise en charge pour les financements des OPCO
- Inscription des formations sur des plateformes (Sofi, Maformation.fr, Portail EDOF pour le CPF…)
- Réservation de salles
- Inscription sur plateforme e-learning
- Préparation des feuilles d’émargement
- Préparation des supports de formation pour les stagiaires
- Rédaction et mise en forme de supports pédagogiques (Livrets stagiaires, supports d’animation sur PowerPoint ou Publisher…)
- Supports didactiques et infographies
- Vérification et correction orthographe
- Visuels avec Canva
- Montage de vidéos pédagogiques et publications sur Youtube
- Veille légale et règlementaire sur le champs de la formation professionnelle
- Veille pédagogique et technologique
En conformité avec l’indicateur 26 du RNQ (Référentiel National Qualité – régissant la certification Qualiopi)
- Mise à jour de site Internet (WordPress, Joomla, Wix…)
- Etablissement d’un calendrier éditorial
- Réalisation et programmation de publications sur réseaux sociaux
- Conseil réseaux sociaux
- Comment fonctionne une assistante formation freelance ?
1er RDV : diagnostic - conseil
État des lieux des missions qui peuvent être déléguées pour gagner du temps
Estimation du budget - temps
En fonction des tâches et du budget, nous estimons (largement - pour favoriser les bonnes surprises!) le temps à passer : sur une mission ponctuelle, par semaine ou par mois concernant les missions de gestion régulière
Planification
Jours et horaires de réalisation des missions administratives : en fonction de nos disponibilités et de vos besoins
Réalisation de la mission
A partir des éléments nécessaires que le chef d'entreprise nous a remis (accès, identifiants/mots de passe, documents)
Facturation
Le dernier jour du mois en fonction du nombre d'heures réellement prestées au cours du mois. La facture précise les jours et heures des prestations, ainsi que le détail des tâches menées à bien pour chaque temps passé.
- Les bienfaits d'une assistante formation freelance
- Où une assistante formation freelance travaille-t-elle ?
A votre bureau
OPTIM assistance se déplace dans vos locaux en Pays d'Ancenis ou Nantes : là où se trouvent vos papiers, là où vous êtes
A distance
Depuis le Hub11 à Ancenis, où se situe le bureau de l'équipe OPTIM assistance.
- VALEUR AJOUTEE ORGANISMES DE FORMATION : Pourquoi OPTIM assistance ?
Autonomie
Adaptation rapide grâce à notre expérience et notre maîtrise du métier de la formation (OPTIM assistance est aussi OF certifié Qualiopi depuis 2020)
Flexibilité
Sans engagement, réactive et simple à mettre en place, une équipe de 3 assistantes compétentes et polyvalentes
Conseil
Optimisations, écoute, partage d'expérience et surtout la BIENVEILLANCE
Méthologie
Avec la prise en compte des facteurs humains et du développement personnel, le secret de notre pérennité
Efficacité
Une passion, une obsession même !
Confidentialité
La confiance est la base de la pérennité de notre entreprise
Amélioration continue
Un état d'esprit permanent, être toujours plus efficientes
Réseau
Des partenaires de confiance à vous conseiller pour compléter nos services
Développement durable
Qualité de Vie au Travail des équipes, respect de l'environnement, économie circulaire
- Tarif assistante formation freelance
Base horaire
7h/mois
3,5h/semaine
- Prendre RDV avec OPTIM assistance pour diagnostic ou conseil
Contacter OPTIM assistance
Nous vous conseillons sur les solutions d'optimisation possibles pour votre entreprise.
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